Làm thế nào để đảm bảo năng suất khi nhân viên làm việc tại nhà hay quản lý nhân sự từ xa là câu hỏi khiến không ít các CEO Doanh nghiệp đau đầu. Bạn hãy cùng đọc qua bài viết sau đây để có lời giải đáp nhé.
Setup các nền tảng làm việc từ xa, tại nhà
Làm rõ vai trò của từng cá nhân
Tại văn phòng làm việc, các phòng ban khác nhau được sắp xếp tách biệt và có chỉ dẫn lối đi cụ thể, mỗi cá nhân quan trọng cũng đều có vị trí chỗ ngồi và biển chức danh để bàn riêng. Dựa vào đó, nhân viên của bạn có thể dễ dàng nhận biết ai là sếp tổng, ai là trưởng phòng marketing, ai là người chịu trách nhiệm quản lý trang thiết bị,… Khi có việc cần liên hệ, nhân viên dễ dàng tìm tới đầu mối ngay cả khi không biết tên của họ.
Nhưng khi chuyển sang làm việc từ xa, có thể nhân viên của bạn bắt đầu thấy… loạn về cơ cấu tổ chức. Bởi vậy, việc mô tả cụ thể cơ cấu nhân sự công ty cũng như ảnh – họ tên – chức danh – contact liên lạc của từng cá nhân là điều cần thiết.
Nếu công ty bạn đã sử dụng phần mềm nào đó có danh sách nhân sự như thế này, hãy đảm bảo mọi nhân viên đều có quyền tìm kiếm trên đó. Nếu không, hãy mô tả lại thành một file ảnh hoặc Word, Excel…, mở quyền truy cập cho mọi nhân viên và ghim nó ở một nơi nào đó dễ dàng tìm được.
Lưu ý rằng với làm việc từ xa, bạn có thể cần thay đổi một chút về mô hình tổ chức doanh nghiệp cũng như vai trò thực tiễn của một số vị trí.
Thay đổi chính sách về KPI, OKR và cách đánh giá hiệu quả
Nếu công ty bạn vẫn đang trả lương và thưởng cho nhân viên bằng số giờ có mặt tại văn phòng, bạn cần thiết phải thay đổi. Mô hình làm việc từ xa không cho phép bạn kiểm soát những gì nhân viên đang làm với máy tính của họ, mà chỉ dễ dàng quản lý bằng kết quả đạt được, hay còn gọi là hiệu suất nhân viên.
Có nghĩa là, bạn cần quan tâm tới “what – làm được cái gì?” nhiều hơn là “when – làm vào lúc nào?” và “how – làm bằng cách nào?”. Như vậy, nhân viên của bạn hoàn toàn có thể chăm lo cho gia đình vào ban ngày và dành thời gian buổi tối để tập trung làm việc, miễn là họ vẫn có kết quả nộp lại vào ngày hôm sau.
Nếu bạn đã làm điều này từ trước, hãy nghĩ tới khi còn làm việc tại văn phòng, bạn đã đặt ra mục tiêu và đánh giá nhân viên bằng cách nào? Dựa trên cảm tính, số lượng giờ làm việc, hay một kênh tham chiếu minh bạch nào đó?
Dưới đây là cách xây dựng và áp dụng hai mô hình quản trị phổ biến mà bạn có thể vận dụng để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên: KPI và OKR.
KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá tình trạng thực hiện công việc nhằm phản ánh trực quan và định lượng một cách chính xác hiệu quả làm việc. Có 2 cấp độ KPI là KPI của bộ phận và KPI của riêng từng vị trí chức danh.
KPI thường được đặt dưới dạng các con số cụ thể, với kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm tùy vào tính chất công việc của từng cá nhân và bộ phận/phòng ban. Ví dụ: 3000 lượt khách hàng đăng ký mới/tháng, mang về doanh thu 2.5 tỷ đồng/quý, viết mới 3 bài blog/tuần, tỷ lệ mua hàng đạt 40%,…
Trưởng bộ phận/phòng ban sẽ là người trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho các vị trí trong bộ phận/phòng ban đó. Nếu không, đội ngũ quản lý cấp cao (bạn và BOD) sẽ cùng thống nhất và đưa ra bộ KPI cho cả công ty.
Thông thường, mức độ hoàn thành KPI được chia thành 2-5 thang điểm (25%, 50%, 75%, 100%,…). Với mỗi mức độ hoàn thành KPI, nhân viên hoặc bộ phận/phòng ban sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định.
Trong mô hình làm việc từ xa mới được thiết lập, có thể mất 2-3 tháng đầu để hệ thống KPI của công ty bạn đạt tới tiêu chí SMART (cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, thực tế, có thời hạn cụ thể). Một khi đã có được KPI cuối cùng, hãy duy trì nó trong ít nhất một năm.
OKR (Objective – Key Results) là mô hình liên kết mục tiêu “Tôi muốn đi đâu?” tới các kết quả then chốt “Tôi đến đó bằng cách nào?”. Có 3 cấp độ OKR là OKR của công ty, OKR của bộ phận/phòng ban và OKR của từng cá nhân.
Lưu ý rằng bạn và đội ngũ quản lý cần minh bạch các con số trong KPI và OKR và cho nhân viên trước mỗi chu kỳ làm việc mới (tháng/quý/năm), tránh trường hợp nhân viên làm việc chệch hướng so với mục đích mong muốn.
Đảm bảo internet và trang thiết bị làm việc
Ngoại trừ các xưởng sản xuất thủ công mà nhân viên có thể mang nguyên liệu về nhà làm việc, hầu hết nhân viên của bạn đều cần tới internet để làm việc.
Đừng mặc định rằng tất cả họ đều có sẵn trang thiết bị và internet đủ mạnh để làm việc giống như tại văn phòng. Muốn năng suất làm việc là tốt nhất, bạn cần đảm bảo công cụ tốt nhất cho họ.
Trước tiên, nhanh chóng thực hiện form khảo sát nội bộ để xác định đâu là những trang thiết bị nhân viên của bạn cần nhưng chưa có sẵn. Hầu hết đều đã sở hữu smartphone và laptop, nhưng bạn vẫn cần thêm PC cho lập trình viên, máy in cho chuyên viên pháp chế, webcam cho chuyên viên phỏng vấn tuyển dụng online, tai nghe có mic cho các thành viên trong hội đồng quản trị,… Gói dữ liệu internet cáp quang hoặc dữ liệu di động 3G/4G cũng có thể nằm trong danh sách.
Lưu ý rằng bạn hoàn toàn có thể thực hiện kết nối mạng an toàn trên toàn hệ thống làm việc từ xa của nhân viên. Giải pháp phổ biến nhất là sử dụng mạng riêng ảo (VPN – Virtual Private Network) mà mỗi tài khoản kết nối đều phải xác thực với username và password.
Với các tổ chức nhỏ hơn, bạn có thể cân nhắc các lựa chọn khác tốn ít chi phí và đơn giản hơn – ngoại trừ việc đào tạo cách sử dụng cho nhân viên – là các ứng dụng kết nối như Citrix Virtual Apps, Blackberry Digital Workplace hay TeamViewer,…
Cộng tác làm việc từ xa, tại nhà một cách hiệu quả
Tách nhỏ thành từng đầu việc, đặt deadline cụ thể, giao cho từng cá nhân chứ không phải cả nhóm
Điều bạn cần làm lúc này là áp dụng phương pháp quản lý công việc mới – chi tiết hoá tất cả các công việc theo từng cấp độ. Bắt đầu là dự án > nhóm công việc > công việc > công việc con hoặc checklist cụ thể. Mỗi cấp nhỏ nhất sẽ được giao cho một cá nhân, với một timeline cố định. Như thế, nhân viên luôn biết mình phải làm gì và bạn cũng biết phải tìm tới ai để tìm hiểu thông tin, khen thưởng hoặc truy cứu trách nhiệm.
Thiết lập lưu đồ và tuân theo đúng quy trình từ những công việc nhỏ nhất
Công ty bạn đã có sẵn flowchart (lưu đồ quy trình) cho các nghiệp vụ cơ bản như quy trình tái ký hợp đồng, quy trình phê duyệt công văn, quy trình quản lý xuất – nhập kho hàng, quy trình onboarding nhân viên mới,… hay chưa? Nếu chưa, hãy tham khảo bài viết Flowchart là gì? Cách vẽ lưu đồ cho quy trình doanh nghiệp (Có ví dụ minh hoạ).
Bây giờ là lúc bạn quan tâm tới những quy trình nhỏ hơn (chỉ bao gồm 2-3 bước) nhưng đảm bảo năng suất và chất lượng làm việc từ xa của nhân viên, điển hình:
Quy trình review kết quả và báo cáo công việc: Giao việc > Nhận việc > Cập nhật kết quả công việc > Review lần 1 > Thực hiện lại > Review lần 2 > Hoàn thành > Báo cáo.
Tiếp tục thực hiện báo cáo công việc định kỳ
Mặc dù phương pháp tách nhỏ đầu việc và giao cho từng người như trên, bạn vẫn nên yêu cầu nhân viên thực hiện báo cáo công việc định kỳ (giống như trước). Điều khác biệt duy nhất là tất cả giấy tờ bản cứng hoặc những “báo cáo bằng lời nói” đều cần nộp dưới dạng bản mềm.
Ở mô hình làm việc từ xa thường xuyên xảy ra trường hợp một nhân viên làm việc trực tiếp với quản lý này nhưng lại cần báo cáo công việc cho một người khác. Một lần nữa, việc minh bạch vai trò của từng người trong sơ đồ tổ chức và mô tả quy trình làm việc là cực kỳ cần thiết.
Mỗi nhân viên có thể gửi email chứa tập tin báo cáo tới quản lý trực tiếp của họ, để quản lý thống kê lại thành báo cáo tổng thể rồi gửi lên cấp cao hơn.
Nếu không, công ty có thể dùng một thư mục chung trên Google Drive với các cấp thư mục tương ứng với từng phòng ban, bộ phận để nhân viên hoặc quản lý trực tiếp upload báo cáo định kỳ lên đó – vừa tiện cho việc xem xét vừa để lưu trữ lâu dài. Tất nhiên, cần đảm bảo yêu cầu không được phép chỉnh sửa báo cáo sau khi nộp.
Làm sao để giao tiếp công việc từ xa hiệu quả?
Chắc hẳn bạn đã nhận thức rõ, nhân viên làm việc từ xa thường vui vẻ và ít bị áp lực hơn khi đối diện trực tiếp với người khác tại văn phòng. Tuy nhiên, giao tiếp trong công việc từ xa – nếu làm không đúng cách – sẽ khiến luồng thông tin bị đứt gãy, mọi sự “không thông”, đồng nghĩa với việc hiệu quả làm việc giảm đi đáng kể.
Trong công việc hằng ngày
Trong cộng tác làm việc hằng ngày, các ứng dụng chat miễn phí như Zalo, Facebook, Skype, Google Hangouts… dường như là công cụ giao tiếp được sử dụng nhất. Cao cấp hơn, bạn có thể dùng các công cụ chuyên biệt hơn như ứng dụng chat nhóm Slack hoặc những ứng dụng được tích hợp sẵn với phần mềm quản lý (như Base Message của nền tảng Base Platform).
Trong lúc cần truyền đạt thông tin chính thống
Giống như trong cộng tác hằng ngày, các ứng dụng chat miễn phí cũng không phải là cách hay để bạn truyền tải các thông tin quan trọng và chính thống tới cho nhân viên. Bởi nó rất nhanh bị trôi, bị quên hoặc nhảy sang chủ đề khác khiến nhân viên của bạn chưa kịp tương tác (like, xác nhận, bình luận,…).
Tương tự, kênh giao tiếp email có hiệu quả nếu bạn chỉ cần truyền đạt thông tin chính thống một chiều mà không chú trọng tới thu thập phản hồi, cảm xúc và ý kiến của tập thể. Ví dụ: Dùng email ban hành quyết định tới công ty thì được, còn thông tin chúc mừng công ty vừa gọi vốn đầu tư thành công thì không phù hợp.
Nếu bạn tin dùng email cho giao tiếp nội bộ, tốt nhất là dùng bộ G Suite để cấp tài khoản và bắt buộc nhân viên sử dụng email công ty. Thống nhất cách đặt email (ví dụ [ten].[ho]@[tencongty].com.vn) để thuận tiện tìm kiếm và tạo tài khoản mới / huỷ tài khoản của nhân viên nghỉ việc. Tính năng tạo group email và 5 mức phân quyền chia sẻ tài liệu của G Suite giúp thông tin được chia sẻ đúng và đủ (xem mục 1 phần Các công cụ hỗ trợ doanh nghiệp bạn làm việc từ xa hiệu quả).
Sử dụng Nhóm riêng tư trên Facebook ban đầu được cho là giải pháp hữu ích và dễ thực hiện. Tuy nhiên, dần dần các CEO đã nhận ra hai vấn đề nghiêm trọng. Một là bài toán hiệu suất, khi mà nhân viên phải bật một tab Facebook phòng khi có thông báo từ phía công ty, họ chắc chắn sẽ mất tập trung vào rất nhiều thứ khác trên mạng xã hội này. Hai là, group Facebook không cho phép bạn kiểm soát ai là người có quyền đăng bài, có thể dẫn tới sự xuất hiện của tin tức sai lệch, không chính thống.
Tương tự, các mạng xã hội nội bộ như Facebook Workplace và Yammer mặc dù thúc đẩy sự tương tác nhanh nhạy giữa các nhân viên, nhưng lại không thể gắn kết nhân viên với giá trị cốt lõi và định hướng người dùng của công ty.
Trong trường hợp này, giải pháp bạn nên ưu tiên là một mạng truyền thông nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp.
Trong các cuộc họp online
Nhắc tới cuộc họp online của các đội nhóm làm việc từ xa, chắc hẳn bạn đã nghĩ ngay tới video call.
Đúng vậy, dù bạn tổ chức cuộc họp 1-1 hay tập thể thì luôn có thể dùng cách thức này, miễn là các trang thiết bị như camera và mic đã được trang bị đầy đủ. Video call khiến việc giao tiếp trở nên có hồn hơn nhờ khả năng nắm bắt được cảm xúc trên gương mặt người tham gia, đồng thời đảm bảo tính tập trung và độ hiệu quả của cuộc họp. Đừng quên có một thư ký làm nhiệm vụ ghi chép lại biên bản họp.
Một cuộc họp ngắn có thể được quay video lại, chỉnh sửa các đoạn gây nhiễu và chia sẻ tới tất cả mọi người trong công ty. Hoặc bạn có thể học tập cách thú vị sau của GitLab: xây dựng một kênh Youtube chuyên dùng cho nội bộ công ty và phát trực tiếp các buổi họp. Nhân viên từ xa của bạn có thể bình luận tức thời ở đó, và bạn (hoặc người chủ trì cuộc họp) có thể đọc và phản hồi ngay lúc đó.
Bên cạnh đó, có một hình thức họp online khác thú vị hơn được GitLab tin tưởng sử dụng – họp qua Google Docs. Phương pháp này không bắt buộc tất cả nhân viên tham dự, bởi nó cho phép những nhân viên đọc tài liệu vẫn hiểu được bối cảnh cũng như nắm bắt được nội dung cuộc họp.
Chia sẻ mẹo tăng năng suất làm việc tại nhà cho nhân viên
Khi bắt đầu chuyển từ làm việc tại văn phòng sang làm việc từ xa, rất có thể nhân viên của bạn không biết phải làm thế nào để bản thân tự giữ được năng suất làm việc tại nhà.
Đây là các mẹo bạn có thể chia sẻ cho nhân viên để họ ngay lập tức áp dụng.
Thiết lập ranh giới cho “không gian làm việc”
“Một rào cản chung đối với năng suất của các nhân viên làm việc từ xa là không gian làm việc không đạt yêu cầu” – Theo nhận định của chuyên gia Tara Lopez, Giám đốc phúc lợi tại Konnect Agency, nơi quản lý các đặc quyền làm việc tại nhà cho các công ty với tổng số hơn 40 tỷ nhân viên.
Khi mọi người nghĩ về làm việc tại nhà, họ thường mường tượng ra cảnh mở máy tính khi đang nằm trên sofa hoặc chiếc giường ngủ quen thuộc. Vấn đề ở đây là gì? Là tâm trí họ cũng vì thế mà buông thả theo, không thể tập trung vào mục đích công việc.
Hãy khuyến khích nhân viên của bạn tạo ra một không gian dành riêng dành cho công việc, giống như một văn phòng quy mô nhỏ một thành viên. Đó có thể là căn phòng làm việc riêng, bàn làm việc, hoặc thậm chí một bộ bàn ghế gấp đối với những nhân viên sở hữu ngôi nhà không có nhiều không gian. Ánh sáng tự nhiên được ưu tiên, sau đó mới tới ánh sáng nhân tạo của đèn điện.
Ngoài ra, nhân viên cần tự bảo vệ bản thân khỏi các yếu tố phiền nhiễu tại nhà như trẻ em, tiếng xe cộ ngoài đường, công trường xây dựng ở gần đó,… Tránh xa phòng bếp (nơi chứa nhiều đồ ăn vặt có sức cám dỗ cực kỳ lớn), chỉ để một chai nước hoặc cafe trên mặt bàn làm việc.
Tất cả những lời khuyên trên sẽ giúp nhân viên tạo ra một không gian riêng tách biệt với sinh hoạt thường ngày – xứng đáng được gọi tên là “nơi làm việc”.
Giữ vững thói quen trang phục và “tan làm” sau giờ làm việc
Ngay cả khi nhân viên đang ở trong ngôi nhà của họ, hãy khuyên họ giữ vững các thói quen giống như đi làm ngày trước.
Ngay cả khi bạn không yêu cầu nhân viên check-in lúc 8h30 sáng mà cho phép họ linh động hơn trong giờ làm việc (miễn là kết quả vẫn tốt), nhân viên vẫn nên dậy sớm, vệ sinh cá nhân, thay trang phục lịch sự giống như khi tới văn phòng, và ngồi vào bàn làm việc đúng giờ như trước.
Khi hết giờ làm và/hoặc đã hoàn thành các việc trong ngày, đó cũng là lúc nhân viên tắt máy tính, thu dọn bàn, thay quần áo và rời khỏi không gian làm việc để quay về cuộc sống đời thường.
Vận động cơ thể sau mỗi 60 phút tập trung làm việc
Đây là lời khuyên không hề mới, vốn đã được áp dụng cho cả làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa. Tuy nhiên, “tại nhà” là điều kiện lý tưởng hơn giúp nhân viên của bạn có thể thực hiện các bài tập vận động sau mỗi 60 phút tập trung làm việc, ví dụ như nhảy dây, chống đẩy, tập thể dục nhịp điệu hay thậm chí là chạy bộ vài vòng quanh nhà.
Nếu công ty bạn đang sở hữu văn hoá tươi trẻ nhiệt huyết, chọn ra một khung giờ cố định hằng ngày để tất cả nhân viên cùng nhau vận động là một ý tưởng không tồi. Ví dụ, tất cả nhân viên đều tập nhảy theo bài hát “Ghen Cô Vy” đang hot gần đây vào mỗi 15 giờ chiều, bạn thấy sao?
Ưu tiên hơn cho thời điểm tập trung làm việc nhất trong ngày
Ví dụ như nhân viên của bạn là một người không thể tập trung làm việc vào giờ tan tầm (16 – 17h30 giờ chiều) bởi lúc đó người thân của họ đang nấu cơm và bọn trẻ thì đang cần người chăm sóc. Liệu họ có thể “tan làm” sớm để làm việc cá nhân và quay trở lại làm bù vào buổi tối?
Nếu công ty bạn cho phép điều này diễn ra, đó sẽ là một động lực tốt. Nhân viên sẽ thấy biết ơn vì bạn tạo điều kiện cho họ, từ đó tự giác làm việc tập trung hơn vào thời gian làm bù. Cả hai phía nhân viên và công ty đều có lợi.
Trên đây là một số cách để đảm bảo năng suất khi nhân viên làm việc từ xa tại nhà trong thời điểm dịch bệnh như hiện nay. Hy vọng những thông tin trên đây có ích cho bạn đọc.
Nguồn bài tham khảo: resources.base.vn
